Zber dokladov v účtovnej kancelárii: ako prestať každý mesiac urgovať klientov

Čas sa nestráca pri účtovaní, ale pri naháňaní dokladov

Koniec mesiaca v účtovnej kancelárii vyzerá často rovnako. Účtovníčky prechádzajú zoznam klientov a zisťujú, kto poslal faktúry, kto len polovicu a kto nič. Potom telefonujú, píšu e-maily a hľadajú bločky odfotené v správach, papierové doklady na stole alebo súbory založené v niektorom zdieľanom priečinku.

Samotné zaúčtovanie dokladu je pre skúsenú účtovníčku rutina. Veľa času však zaberá všetko okolo neho: zisťovanie, čo chýba, urgovanie a dohľadávanie. A práve táto časť sa dá vo veľkej miere automatizovať, bez umelej inteligencie a bez výmeny účtovného softvéru.

Prvý krok: spíšte si, kadiaľ k Vám doklady chodia

Skôr než začnete čokoľvek meniť, urobte si jednoduchú tabuľku so štyrmi stĺpcami: klient, cesty dokladov, koľkokrát ste ho minulý mesiac urgovali a koľko hodín ste strávili dohľadávaním jeho dokladov. Do stĺpca s cestami zapíšte všetko, čo klient používa: e-mail, fotky cez správy, papier, zdieľaný priečinok. Často zistíte, že jeden klient posiela doklady niekoľkými cestami naraz.

Hodiny stačí poctivo odhadnúť spolu s tímom. Keď sčítate posledný stĺpec, máte jedno číslo: koľko hodín mesačne Vaša kancelária strávi naháňaním dokladov. S týmto číslom a tabuľkou sa na konzultácii rýchlo ukáže, kde začať.

Ak si nie ste istí, či je zber dokladov ten správny proces na začiatok, pomôže Vám článok o tom, [ako spoznať proces, ktorý sa oplatí automatizovať ako prvý](https://gusso.sk/blog/automatizacia-vo-firme-ako-spoznat-proces-ktory-sa-oplati-automatizova/).

Tri veci, ktoré zvládne čistý kód

Jedno miesto na doklady pre každého klienta. Klient má svoju zložku alebo jednoduchý formulár, kam nahrá faktúry aj fotky bločkov. Klient, ktorý dnes fotí bločky do správ, ich odfotí rovno do formulára v mobile. Papierové doklady naskenuje recepcia pri prevzatí do tej istej zložky klienta. Doklady, ktoré prídu e-mailom na určenú adresu, sa tam môžu ukladať automaticky. Výpis z účtu sa často dá stiahnuť priamo z banky so súhlasom klienta, takže ho netreba vôbec urgovať. Účtovníčka už nehľadá v piatich schránkach, pozerá na jedno miesto.

Pripomienky podľa toho, čo reálne chýba. Hromadný e-mail všetkým klientom „nezabudnite poslať doklady“ ľudia rýchlo začnú ignorovať. Účinnejšia je pripomienka, ktorá ide len tomu, komu niečo chýba, a pripomenie mu konkrétnu vec, napríklad prijaté faktúry. Aby systém vedel, čo chýba, potrebuje pri každom klientovi zoznam toho, čo má mesačne prísť, napríklad výpis z účtu, vydané a prijaté faktúry, pokladničné doklady. Tento zoznam si raz nastavíte a pripomienky sa riadia ním. Načasovanie môže byť jednoduché: prvá pripomienka pár dní pred Vaším interným termínom, druhá po ňom, a obe len tomu, komu niečo chýba. Kto poslal všetko, nedostane nič. A klient, ktorý v danom mesiaci reálne nemá žiadne prijaté faktúry, to jedným klikom potvrdí ako „tento mesiac nič“, takže nedostane zbytočnú pripomienku a Vy viete, že nič nechýba.

Mesačný prehľad pre klienta, ktorý sa vygeneruje sám. Klient vidí, čo od neho kancelária prijala a čo ešte chýba. Kancelária zase vidí stav všetkých klientov na jednom mieste, bez obvolávania.

Nič z toho nepotrebuje umelú inteligenciu. Ide o [automatizáciu firemných procesov](https://gusso.sk/automatizacia/) postavenú na jasných pravidlách a prepojení nástrojov, ktoré už používate, ako je e-mail či úložisko súborov. Účtovný softvér ostáva rovnaký.

Kde má AI zmysel a na čo si dať pozor

Keď doklady prichádzajú včas a na jedno miesto, dá sa uvažovať o ďalšom kroku. Tu už umelá inteligencia pomôže, napríklad pri vyčítaní údajov z dokladov: dodávateľ, dátum, suma, číslo faktúry. Účtovníčka potom údaje skontroluje namiesto toho, aby ich prepisovala. Ako vo všeobecnosti rozlíšiť, [kde AI potrebujete a kde stačí čistý kód](https://gusso.sk/blog/automatizacia-s-ai-alebo-bez-nej-ako-rozlisit-co-vasa-firma-naozaj-pot/), rozoberáme v samostatnom článku.

Podmienka je jasná: dáta klientov nesmú odchádzať do verejného chatu. Doklady obsahujú citlivé údaje Vašich klientov a tí Vám ich zverili s dôverou. Preto má zmysel riešenie, ktoré dáta klientov neposiela do verejného chatu a pri ktorom zostávajú pod Vašou kontrolou. Ak chcete, aby dáta zostali aj v EÚ, konkrétnou cestou je [privátna AI](https://gusso.sk/privatna-ai/) s vlastným jazykovým modelom v EÚ.

Dôležité je aj poradie. AI nasadená na chaotický zber dokladov chaos neodstráni. Najprv jedno miesto a pripomienky, až potom vyčítanie údajov.

Ako začať bez veľkého projektu

Nemusíte meniť všetko naraz. Rozumný začiatok je vybrať z tabuľky niekoľko klientov, ktorých urgujete najčastejšie, a vyskúšať na nich zberné miesto s automatickými pripomienkami. Porovnajte počet urgencií a hodín z tabuľky pred skúšobnou prevádzkou a po dvoch mesiacoch. Ak klesli, rozšírte riešenie na ďalších klientov.

Myslite aj na vlastníctvo. Riešenie by malo patriť Vašej kancelárii, s prístupmi u Vás, aby ste neboli závislí od jedného dodávateľa.

Rozhodnutie je teda jednoduché: najprv zberné miesto a pripomienky bez AI, vyčítanie údajov až potom, keď doklady chodia včas a na jedno miesto. V Gusso používame AI len tam, kde ju riešenie naozaj potrebuje, a veľa automatizácií je čistý kód.