Pre účtovné kancelárie
Automatizácia a privátna AI pre účtovné kancelárie
Doklady od klientov na jednom mieste a včas. Pripomienky, ktoré odídu samy a len tým, komu niečo chýba. Mesačné prehľady, ktoré sa pripravia z Vášho účtovného programu. A AI pomocník, ktorý dáta Vašich klientov neposiela do verejného chatu.
Kde sa účtovným kanceláriám stráca čas
Odborná práca vyžaduje sústredenie, no deň rozbíjajú doklady, urgencie a otázky, ktoré sa opakujú každý mesiac.
Doklady z piatich kanálov
Faktúry chodia e-mailom, bloky ako fotky v správach, výpisy na papieri. Pred termínom sa triedi, dohľadáva a zisťuje, čo ešte chýba.
Tie isté urgencie každý mesiac
Pripomenúť doklady, potvrdiť stav, opäť pripomenúť. Ručne, z hlavy a vždy tým istým klientom.
Prehľady, na ktoré nie je čas
Klient chce vedieť, ako na tom je, ešte pred uzávierkou. Prehľad z účtovného programu sa skladá ručne, a tak ho dostanú len niektorí.
Otázky, ktoré prerušia prácu
Do kedy mám poslať doklady, prišla moja faktúra, kto mi pomôže s výkazom. Každý telefonát vytrhne účtovníčku z rozrobenej práce.
Dôverné dáta a verejná AI
AI by s textami a hľadaním pomohla, lenže vkladať údaje klientov do verejného chatu nie je dobrý nápad. A zakázať to nestačí, ak neexistuje bezpečná náhrada.
Program, ktorý nesmie stáť
Účtovný program na serveri, zálohy, prístupy z domu. Keď niečo vypadne tesne pred termínom, stojí celá kancelária.
Čo za Vás môže robiť systém
Klientsky portál na doklady
Klient nahrá doklady z mobilu alebo ich pošle na jednu adresu ako doteraz. Portál ich priradí k mesiacu a ukáže, čo ešte chýba, Vám aj klientovi.
Pripomienky bez urgovania
Pár dní pred Vaším termínom odíde pripomienka len tým klientom, ktorým niečo chýba. Kto doklady doniesol, nedostane nič.
Mesačné prehľady pre klientov
Z exportu Vášho účtovného programu sa po spracovaní mesiaca pripraví prehľad pre klienta: tržby, náklady, pohľadávky, odvody. Vy ho skontrolujete a odošlete.
Privátna AI pre kanceláriu
Hľadanie v interných postupoch, vzoroch a dokumentoch klientov otázkou po slovensky, sumarizácia zmlúv a návrhy textov. Jazykový model beží na dedikovanom serveri v EÚ, údaje klientov nejdú do verejného chatu.
AI asistentka pre bežné otázky
Nika odpovie klientom na organizačné otázky o termínoch a podkladoch, zapíše, čo potrebujú, a odborné veci pošle Vám. Daňové rady nedáva a vždy sa predstaví ako AI.
Správa IT a zálohy
Server s účtovným programom, zálohy, bezpečný prístup z domu a podpora, keď niečo nejde. Aby kancelária nestála práve pred termínom.
Koniec mesiaca bez naháňania dokladov
Takto môže vyzerať mesiac, keď doklady, pripomienky aj prehľady bežia cez jeden systém.
Klienti posielajú doklady z mobilu alebo e-mailom. Portál ich zaraďuje ku klientovi a mesiacu.
Klienti, ktorým niečo chýba, dostanú pripomienku s konkrétnym zoznamom. Ostatní nedostanú nič.
Účtovníčka vidí, kto má podklady kompletné a komu treba zavolať. Netriedi e-maily, rovno účtuje.
Z exportu z účtovného programu sa pripraví prehľad pre každého klienta. Účtovníčka ho prezrie a odošle jedným klikom.
Ilustračný príklad, nie konkrétny klient. Termíny, kanály aj prehľady nastavujeme podľa toho, ako pracuje Vaša kancelária.
Po krokoch, nie naraz
Rozhovor
Prejdeme si, čo Vám berie najviac času: doklady, urgencie, otázky klientov alebo prehľady. Nezáväzne.
Jedna vec ako prvá
Začneme tým, čo ušetrí najviac hodín, napríklad pripomienkami alebo prehľadmi. S jasným rozsahom a termínom.
Rozšírenie podľa skúseností
Keď prvá časť funguje a klienti si zvyknú, pridáme ďalšiu. Bez zmeny účtovného programu, ktorý poznáte.
Na čo sa pýtate najčastejšie
Nie. Prehľady aj prenosy stavajú na exporte z programu, ktorý používate. Ak program ponúka rozhranie, napojíme sa priamo naň.
Na serveri v EÚ alebo u Vás. Pri privátnej AI beží jazykový model na dedikovanom serveri, takže údaje klientov neodchádzajú do verejných AI služieb.
Nie. Vybaví organizačné veci, ako termíny, podklady a kontakt, a odborné otázky posiela Vám. Klientovi sa vždy predstaví ako AI asistentka.
Môžu posielať doklady e-mailom ako doteraz, portál ich zaradí rovnako. Nahratie z mobilu je možnosť navyše, nie povinnosť.
Keď máte desiatky klientov a pred termínmi sa urguje a triedi, už jedna automatizácia ušetrí hodiny každý mesiac. Začína sa malým krokom, nie veľkým systémom.
Áno. Staráme sa o servery, zálohy, prístupy a podporu, aby účtovný program bežal aj v najrušnejších dňoch.
Ukážte nám jeden bežný mesiac
Opíšte, ako dnes zbierate doklady a komunikujete s klientmi. Povieme Vám, čo sa dá zautomatizovať ako prvé a koľko času to ušetrí.