Zálohovanie a bezpečnosť firemného e-mailu: základ, ktorý malé firmy často podceňujú

Prečo je práve e-mail najčastejšou vstupnou bránou

Väčšina útokov na malé a stredné firmy nezačína zložitým hackovaním, ale jednoduchým e-mailom. Falošná faktúra v prílohe, odkaz na prihlásenie, ktorý vyzerá ako z Microsoftu, alebo správa od „kolegu“, ktorého účet bol už predtým kompromitovaný. Stačí, aby jeden zamestnanec klikol, a útočník má prístup k schránke, kontaktom aj citlivým dokumentom.

Práve preto je e-mail dlhodobo jedným z najsledovanejších bodov pri zabezpečení firemného IT. Nie je to o strachu, je to o tom, že ide o miesto, kadiaľ prechádza najviac citlivých informácií a kam má prístup takmer každý v tíme.

Microsoft 365 nie je automaticky Vaša záloha

Veľa firiem si myslí, že keď majú dáta v Microsoft 365, sú v bezpečí, lebo „veď je to v cloude“. Realita je iná. Microsoft sa stará o dostupnosť a chod platformy, nie o to, aby za Vás obnovil dáta, ktoré zamestnanec omylom vymazal, prepísal alebo ktoré poškodil ransomvér. Toto rozdelenie zodpovednosti medzi poskytovateľa platformy a firmu je bežný princíp cloudových služieb, nielen u Microsoftu.

Znamená to, že za skutočnú zálohu e-mailov, dokumentov v SharePointe a OneDrive alebo dát v Teams je zodpovedná firma sama, či už si to rieši interne, alebo cez dodávateľa. Bez samostatného zálohovacieho riešenia môže vymazaná pošta alebo poškodený súbor po určitom čase zmiznúť natrvalo.

Čo znamená mať to nastavené správne

Základ tvorí niekoľko vecí, ktoré sa dajú nastaviť raz a potom bežia na pozadí: viacfaktorové overenie prihlásenia (MFA), aby heslo samo osebe nestačilo na vstup do schránky, filtrovanie spamu a podozrivých príloh priamo na úrovni servera, obmedzenie administrátorských práv len na tých, ktorí ich naozaj potrebujú, a pravidelné zálohovanie s históriou verzií, nie len jedna aktuálna kópia.

Dôležité je aj to, aby zálohy neboli uložené len na jednom mieste. Ak sa útočník dostane k účtu s prístupom k zálohám aj k živým dátam naraz, záloha Vám nepomôže. Preto sa v praxi odporúča mať dáta oddelene, aby útok na jedno miesto neohrozil aj to druhé.

Ako to vyzerá v bežnej prevádzke

Cieľom nie je zahltiť malú firmu bezpečnostnými procesmi, ktoré nikto nedodržiava. Funguje to opačne: čím jednoduchšie a automatickejšie je nastavenie, tým spoľahlivejšie sa dodržiava. Zamestnanec sa prihlási, potvrdí prihlásenie v telefóne a ide ďalej. Zálohovanie beží na pozadí bez toho, aby si to niekto musel pamätať spúšťať.

V Gusso nastavujeme tieto veci tak, aby ich klient reálne vlastnil, teda má k nim prístup a kontrolu, ale bežnú starostlivosť a monitoring preberáme my. Cieľom je, aby firma nemusela riešiť IT bezpečnosť sama, ale zároveň nebola na jednom dodávateľovi uväznená.

Kedy je čas si to nastaviť alebo skontrolovať

Ak si nie ste istí, či má Vaša firma zapnuté MFA, či sa niekde zálohuje pošta a SharePoint, alebo kto všetko má administrátorský prístup, je to dobrý signál, že stojí za to urobiť rýchlu kontrolu. Netreba čakať na incident. Nastavenie základov trvá kratšie, než by ste čakali, a odstráni najväčšie riziká, ktoré malé firmy zvyčajne riešia až spätne.