Kedy Excel už nestačí: CRM a interný portál na mieru pre rastúcu firmu
Ako spoznať, že Vaša firma prerástla Excel a e-maily, a potrebuje systém, ktorý si viete prispôsobiť a ktorý naozaj vlastníte.
Kedy tabuľky a e-maily prestávajú stačiť
Prvý signál je jednoduchý: viacero ľudí pracuje s rovnakými informáciami v rôznych tabuľkách a nikto si nie je istý, ktorá verzia je aktuálna. Dôležité veci sa strácajú medzi e-mailami, prílohami a chatmi, a keď zamestnanec odíde na dovolenku alebo z firmy, s ním odíde aj časť know-how o tom, ako sa vec robí.
Ak majiteľ alebo vedúci tímu nemá prehľad o stave zákaziek, objednávok či požiadaviek bez toho, aby sa niekoho pýtal, je to bežný signál, že firma prerástla nástroje, s ktorými začínala. Týka sa to najmä firiem s rádovo 5 až 100 zamestnancami, kde procesy už nie sú jednoduché, ale systém na ich riadenie ešte nikto neriešil.
Hotové SaaS riešenie alebo systém na mieru
Hotové riešenie z krabice nasadíte rýchlo, ale musíte sa prispôsobiť jeho logike, formulárom a obmedzeniam. Systém na mieru je opačný prístup: kopíruje spôsob, akým Vaša firma reálne funguje, nie naopak.
Dôležitý je aj rozdiel vo vlastníctve. Gusso stavia riešenia tak, aby ich klient vlastnil, teda nie je naviazaný na jedného dodávateľa navždy a nezostáva mu iba prenajaté konto, ktoré môže kedykoľvek stratiť.
Čo sa dá postaviť na mieru: CRM, portál, integrácie
Najčastejšie ide o CRM prispôsobené konkrétnemu procesu, teda evidenciu zákaziek, históriu komunikácie so zákazníkom a prehľad, kde sa čo práve nachádza. Interný portál zase slúži tímu na zdieľanie informácií, schvaľovanie požiadaviek alebo prehľady, ktoré predtým existovali len v hlave jedného človeka.
Rovnako dôležité sú integrácie, teda prepojenie existujúcich nástrojov, napríklad Microsoft 365 alebo iného cloudového nástroja, s novým systémom tak, aby sa dáta neprepisovali ručne medzi jednotlivými miestami.
Ako taký projekt prebieha
Na začiatku je analýza súčasného stavu: aké procesy vo firme reálne fungujú, kde vznikajú chyby a straty času. Následne prichádza návrh a postupné nasadenie po jednotlivých častiach, nie jeden veľký skok, ktorý zastaví bežnú prevádzku.
Po spustení projekt nekončí. Firma sa mení, procesy sa vyvíjajú, a systém by mal rásť spolu s ňou. Preto je súčasťou riešenia aj priebežná podpora a úpravy, keď sa niečo vo firme zmení.
Kedy sa to oplatí a kedy nie
Systém na mieru dáva zmysel vtedy, keď je proces špecifický pre Vašu firmu a hotové nástroje ho len obchádzajú alebo naň nestačia. Ak je proces štandardný, napríklad bežná fakturácia alebo e-mailová komunikácia, hotové nástroje väčšinou postačujú.
Odporúčame začať jedným konkrétnym problémom, ktorý najviac bolí, nie prerábať naraz všetko. Tak sa dá vidieť výsledok skôr a systém sa dá postupne rozširovať podľa toho, čo firma naozaj potrebuje.
Časté otázky
Je systém na mieru vhodný aj pre malú firmu, alebo len pre veľké spoločnosti?
Vhodný je aj pre menšie firmy, pokiaľ majú konkrétny proces, ktorý im spôsobuje chaos alebo stratu času. Nemusí ísť o rozsiahly systém, stačí riešenie pre jeden jasne vymedzený problém.
Dá sa nový systém prepojiť s nástrojmi, ktoré už používame, napríklad s Microsoft 365?
Áno, cieľom integrácie je presne toto: aby existujúce nástroje a nový systém spolu komunikovali a dáta sa neprepisovali ručne medzi jednotlivými miestami.
Musíme kompletne nahradiť existujúce nástroje naraz?
Nie, systém sa dá zaviesť postupne, po jednotlivých procesoch. Vďaka tomu bežná prevádzka firmy nie je počas prechodu ohrozená.
Kto sa stará o systém po jeho spustení?
O priebežnú podporu a úpravy sa naďalej stará Gusso, no firma má k riešeniu plný prístup a je jeho vlastníkom. Nejde teda o prenajaté konto, ktoré by mohla kedykoľvek stratiť.
Chcete to posunúť ďalej?
Ak máte pocit, že Vaša firma prerástla Excel a e-maily, napíšte nám na [email protected] a pozrieme sa spolu, kde by vlastný systém pomohol najviac.
Nezáväzná konzultácia